CASE HISTORY
Digitalizzazione e Automazione della Gestione Documentale
Un’importante multinazionale del settore industriale (50+ sedi, 25.000+ dipendenti, 12+ miliardi di fatturato) ha avviato un progetto di ottimizzazione dei flussi di approvazione per le campagne marketing, con l’obiettivo di migliorare l’efficienza, la tracciabilità e la sicurezza dei processi decisionali.
Analisi del Processo
L’approvazione delle campagne si basa su parametri chiave come:
- Obiettivi della campagna, prodotti e dipartimenti coinvolti.
- Struttura degli sconti, previsioni di vendita e impatti sui margini.
- Un elevato numero di utenti coinvolto nell’approvazione, variabili in base ai parametri inseriti.
Soluzione Precedente
Il processo prevede che la richiesta di approvazione sia valutata in base a:
- Scopo della campagna, prodotti e dipartimenti coinvolti.
- Scontistiche applicate, previsioni di vendita e margini.
L’approvazione viene effettuata dai responsabili dei dipartimenti coinvolti, determinati dinamicamente sulla base di specifiche metriche. Originariamente, le richieste avvenivano tramite un file Excel contenente i dati della campagna e la lista degli approvatori. Questo file veniva poi revisionato e approvato direttamente.
Limiti della Soluzione Precedente
- Assenza di validazioni → Possibili errori manuali nei dati inseriti.
- Mancanza di sicurezza → Modificabilità del file da parte di qualsiasi destinatario.
- Scarsa tracciabilità → Difficoltà nel monitorare lo stato dell’approvazione.
- Comunicazione dispersiva → Utilizzo delle email con proliferazione di versioni duplicate.
Un primo tentativo di miglioramento prevedeva la stampa e la firma manuale dei documenti, introducendo ulteriori ritardi nel processo.
La Nostra Soluzione
Prima del nostro intervento, il processo veniva gestito tramite file Excel contenenti i dettagli della campagna e l’host degli approvatori.
I File venivano continuamente scambiati via e-mail come allegati.
- SharePoint Online come repository centralizzato per i dati.
- Power Apps per la gestione e l’inserimento delle richieste di approvazione.
- Power Automate per l’automazione del flusso di approvazione e delle notifiche.
Vantaggi della Nuova Soluzione
- Tracciabilità e reportistica in tempo reale → controllo reale dello stato delle approvazioni.
- Integrazione con il dominio Microsoft → controllo degli accessi e della modificabilità dei dati.
- Interfaccia e strutture dati standardizzate → Sviluppo rapido e scalabile grazie alla tecnologia Low-Code.
- Automazione completa del flusso approvativo → Notifiche mirate e riduzione degli errori manuali.
In questo modo, l’attenzione si è focalizzata sulle logiche di business e di approvazione, permettendo così di realizzare un sistema efficiente e affidabile.
Struttura del Flusso di Approvazione
Il processo di approvazione può comprendere fino a 16 step, determinati da parametri dinamici.
Il flusso ha permesso di introdurre:
- Validazioni automatiche su dati, soglie e utenti coinvolti, eliminando errori manuali.
- Sequenzialità delle approvazioni con notifiche attivate solo quando necessario.
- Dashboard dedicata per il monitoraggio dello stato delle richieste e la riduzione dei tempi di attesa.
Risultati a un Anno dall’Implementazione
- 190+ richieste di approvazione inserite
- 120+ approvate
- 2,08 giorni di media per l’approvazione
- 92 richieste approvate il giorno stesso (77,5%)
- 27 approvate entro 10 giorni (22,5%)
- 3 approvate oltre i 50 giorni (2,5%)
Tutti i dati sono sempre disponibili in singola copia, non modificabile e possono essere utilizzati per analisi, statistiche e consultazione.